Planilha de despesas: como registrar, categorizar e analisar

Atualizado em 04/11/2026.

A planilha de despesas é a ferramenta mais simples para descobrir para onde vai o dinheiro. Ela não precisa de fórmulas complicadas: precisa de disciplina para anotar tudo e de um jeito padronizado de classificar cada gasto.

Este guia mostra como montar a sua, quais colunas usar, como categorizar sem confusão, quais fórmulas ajudam na análise e quando vale trocar a planilha por um app.

O que é uma planilha de despesas

Uma planilha de despesas é uma tabela em que você registra cada saída de dinheiro, uma por linha. Com os registros organizados, fica fácil responder três perguntas:

• Quanto eu gastei no mês?
• Em quais categorias o dinheiro foi?
• Por qual meio eu paguei (Pix, débito, crédito, dinheiro, boleto)?

Ela é diferente de um orçamento: o orçamento é o plano (quanto você pretende gastar), e a planilha de despesas é o registro (quanto você de fato gastou). As duas juntas mostram onde o plano está furando. Para entender o método por trás, veja o guia de controle de gastos.

Colunas da planilha de despesas

Use poucas colunas, mas sempre as mesmas:

A coluna Mês pode ser preenchida por fórmula, e é ela que permite filtrar e somar um mês específico depois.

Como registrar as despesas sem esquecer nada

O registro é a parte que mais falha. Algumas regras práticas:

1. Anote no mesmo dia. Deixar para o fim de semana faz você esquecer os gastos pequenos.
2. Inclua os pequenos: café, estacionamento, Pix para um amigo, app de transporte. São eles que somem do controle.
3. Cartão de crédito: lance cada compra na categoria certa, no mês em que ela cai na fatura. Não lance o pagamento da fatura como uma despesa separada, senão o gasto aparece duas vezes.
4. Parcelas: lance apenas a parcela de cada mês, não o valor total da compra.
5. Transferência entre contas suas não é despesa. Passar dinheiro da conta corrente para a poupança não deve entrar.
6. Confira o extrato uma vez por semana para achar o que ficou de fora.

Como categorizar as despesas

Categorias demais deixam a planilha cansativa; categorias de menos escondem o problema. Uma lista de partida que funciona para a maioria das pessoas:

• Moradia (aluguel ou financiamento, condomínio, IPTU)
• Contas da casa (luz, água, gás, internet, celular)
• Mercado
• Transporte (combustível, transporte público, app)
• Saúde (plano, farmácia, consultas)
• Educação
• Lazer e delivery
• Assinaturas
• Dívidas e parcelas
• Outros

Duas regras evitam bagunça:

• Use uma lista suspensa (validação de dados) para escolher a categoria, em vez de digitar. Assim "Mercado", "mercado" e "Supermercado" não viram três categorias diferentes.
• Decida de uma vez os casos duvidosos. Farmácia com itens de higiene vai para Saúde ou Mercado? Escolha uma regra e siga sempre.

Fórmulas para analisar a planilha de despesas

Com os dados em colunas, três fórmulas fazem quase toda a análise. Os exemplos consideram que a aba se chama "Despesas", com a Data na coluna A, a Categoria na C, a Forma de pagamento na D, o Valor na E e o Mês na F.

Mês a partir da data (na coluna F):

=TEXTO(A2;"mm/aaaa")

Total de uma categoria em um mês (por exemplo, Mercado em 11/2026):

=SOMASES(Despesas!E:E;Despesas!C:C;"Mercado";Despesas!F:F;"11/2026")

Total por forma de pagamento no mês (por exemplo, Pix):

=SOMASES(Despesas!E:E;Despesas!D:D;"Pix";Despesas!F:F;"11/2026")

No Google Planilhas as fórmulas são as mesmas, e o separador de argumentos segue a configuração de idioma da planilha (ponto e vírgula em português). Se a sua versão do Excel estiver em inglês, use TEXT e SUMIFS.

Como analisar as despesas do mês

Somar não basta: o objetivo é decidir o que mudar. Uma análise semanal de 10 minutos cobre o essencial:

1. Veja o total do mês até agora e compare com a sua renda.
2. Ordene as categorias do maior para o menor gasto. Normalmente 3 ou 4 categorias concentram a maior parte do dinheiro.
3. Olhe as formas de pagamento. Muito gasto no crédito significa uma fatura grande no mês seguinte.
4. Compare com o mês anterior e procure o que mudou.
5. Escolha uma ação concreta, como reduzir o delivery pela metade ou cancelar uma assinatura que você não usa.

Exemplo de resumo mensal

Os valores abaixo são um exemplo ilustrativo de como fica o resumo de um mês.

Nesse exemplo, moradia e mercado somam quase 70% das despesas. É ali que qualquer economia relevante vai aparecer.

Planilha de despesas pronta para baixar

Se preferir não montar do zero, a planilha de controle de gastos da Despezzas é grátis, em .xlsx, sem cadastro e sem macros. Ela abre no Excel, no LibreOffice e no Google Planilhas e tem quatro abas:

• Comece aqui: o passo a passo de uso.
• Gastos: uma linha por despesa, com categoria e forma de pagamento escolhidas numa lista; o mês é preenchido sozinho.
• Resumo: total do mês, quanto foi para cada categoria e para cada forma de pagamento, em reais e em %.
• Categorias: a lista que alimenta as opções de todas as linhas, que você pode editar.

Se o seu objetivo é planejar o mês e comparar com o que gastou, use a planilha de gastos mensais, com previsto e realizado. Para entender como montar as colunas por conta própria, veja também o modelo de planilha de gastos.

Erros comuns na planilha de despesas

• Anotar só os gastos grandes e esquecer Pix e dinheiro.
• Digitar a categoria à mão, criando nomes duplicados.
• Lançar a fatura do cartão e também as compras, duplicando o gasto.
• Lançar a compra parcelada inteira no mês da compra.
• Nunca analisar. Uma planilha preenchida e nunca lida não muda nenhum hábito.

Planilha de despesas ou app: qual escolher?

A planilha funciona bem enquanto você mantém o hábito de anotar. O ponto fraco é o trabalho manual: digitar cada gasto, conferir o extrato e corrigir categorias.

No Despezzas, você lança um gasto em segundos pelo celular e, nos planos pagos, conecta seus bancos pelo Open Finance para os lançamentos entrarem sozinhos. Segundo a página de planos, consultada em 04/11/2026, o plano Grátis não expira e inclui até 2 contas e 2 cartões; o Premium custa R$ 169,90 por ano, com até 4 conexões Open Finance por perfil; e o Plus custa R$ 289,90 por ano, com conexões ilimitadas.

Cansou de digitar despesa por despesa? Crie sua conta grátis no Despezzas e veja seus gastos organizados por categoria.

Perguntas frequentes

Quais colunas uma planilha de despesas deve ter?

Data, descrição, categoria, forma de pagamento e valor. Uma coluna de mês calculada a partir da data ajuda a filtrar e somar cada mês.

Quantas categorias usar na planilha de despesas?

Entre 8 e 12 costuma funcionar. Menos do que isso esconde para onde o dinheiro vai; mais do que isso deixa o registro cansativo.

Como lançar o cartão de crédito na planilha?

Lance cada compra na categoria correspondente, no mês em que ela cai na fatura. Não lance o pagamento da fatura como despesa separada.

Transferência para a poupança entra como despesa?

Não. Transferência entre contas suas não é gasto. Se quiser acompanhar o quanto guardou, use uma aba ou coluna separada para a reserva.

Existe planilha de despesas grátis para baixar?

Sim. A planilha de controle de gastos da Despezzas é grátis, em .xlsx, com download direto, sem cadastro e sem macros.

Dá para usar a planilha de despesas no Google Planilhas?

Dá. No Google Planilhas, use Arquivo e depois Importar para abrir um arquivo .xlsx. As fórmulas SOMASES e TEXTO funcionam da mesma forma.

Com que frequência devo analisar a planilha?

Registre todo dia e analise uma vez por semana, por cerca de 10 minutos. No fim do mês, compare o total com o mês anterior e com o seu orçamento.